Världens tråkigaste titel kanske? Så fort man börjar prata om rutiner och strukturer tenderar folk att tycka att det är riktigt tråkigt och någonting som bör undvikas.
Det håller jag inte med om!
Ung Omsorgs stora arbetstopp är på väg mot sitt slut, den har varat i ca 2,5 månad och jag hade aldrig klarat av den om jag inte hade väl invanda rutiner och strukturer dels i mitt privatliv och dels på jobbet.
Rutiner och strukturer gör att hjärnan behöver arbeta mindre. Genom att ha fungerande mönster sparar jag plats i hjärnan till viktigare saker. Det är när det är som mest stressigt och hektiskt som du faller tillbaka till det som du kan bäst. Du har inte riktigt utrymme eller kapacitet att lära dig nya saker eller göra förändringar i ditt liv när du är under press, därför är det otroligt viktigt att du har gjort ett bra förarbete med dina rutiner.
I privatlivet är träningen ett bra exempel. Hade jag inte haft väl invalda rutiner för min träning hade den definitivt blivit lidande. När det känts motigt att gå till gymmet på morgonen innan jobbet, då har rutinen kickat in. Det är en så pass standardiserad del av min vardag att det är någonting som bara görs. Jag behöver inte peppa mig själv eller övertyga mig själv om att gå till gymmet, det är som Nikes uttryck ”just do it”.
På jobbet har vi väldokumenterade rutiner och dokument för en rad saker. Det underlättar enormt mycket. Hjulet behöver aldrig uppfinnas på nytt, utan jag kan tryggt förlita mig på det som jag vet fungerar. Ska vi exempelvis ha en utbildningskväll har vi ett dokument som beskriver allt förarbete, vad vi behöver ha med oss, hur själva utbildningskvällen ska gå till och vilket efterarbete som krävs.
Förutom att det underlättare mycket att ha färdiga dokument och mallar så gör det också att kunskapen säkras upp och återigen; hjulet behöver inte uppfinnas på nytt. Ett konkret exempel är min lillasysters simklubb. Jag var med dem på en stor simtävling för ett par veckor sedan. Om jag inte misstar mig har klubben varit iväg på denna tävling sedan 1991, det blir alltså totalt 24 år. Det är mycket möjligt att det fanns rutiner som arrangörerna använde sig av, men det fanns definitivt förbättringspotential. Exempelvis när vi skulle åka hem och 60 personer samtidigt skulle in på MC Donalds för att äta mat så var det ingen som hade förberett restaurangen på att vi skulle komma. Det blev total kaos. Eftersom samma situation har inträffat 24 gånger tidigare borde det kanske finnas en rutin för just mathantering. Det finns dock inte tillräckligt med dokumentation och därmed går kunskapen inte vidare och varje ny projektgrupp måste börja om på nytt. Synd tycker jag!
Rutiner och strukturer införs med hjälp av utvärderingar och dokumentation. Utförs ett event eller ny uppgift för första gången kan det vara en god idé att skriva ner stegen som utförs för att sedan efteråt göra en utvärdering och förbättra rutinerna. På det sättet blir det ett levande förbättringsarbete och rutinerna och strukturerna blir inte satta i sten, men är samtidigt en otrolig hjälp när det händer mycket på en och samma gång.